Moduły

Baza Wiedzy i FAQ

2012-02-20T10:19:33+01:00

Moduł pozwala na gromadzenie i prezentowanie w dowolny sposób pokategoryzowanej informacji przydatnej dla firmy lub organizacji używającej aplikacje KODE.

Każdy dokument zarejestrowany w KODE może być prezentowany w BW, wystarczy przypisać mu jedną z dostępnych kategorii definiowaną w Bazie Katalogów (BK). Ogólna dostępność mechanizmu wprowadzania kategorii (widoki, wnętrze dokumentu) ułatwia pracę z modułem.
Po zintegrowaniu z modułem Serwis BW pozwala na gromadzenie informacji o produktach z Bazy Towarów jak również i tych zarejestowanych (właściciel, lokalizacja itp)
FAQ jest dodatkową funkcjonalnością pozwalającą na rejestrację najczęściej zadawanych pytań (przez klientów lub pracowników) wraz odpowiedziami i komentarzami.

I. Wprowadzanie dokumentu do Bazy Wiedzy
Wprowadzenie dowolnego dokumentu do BW jest bardzo łatwe, wystarczy wykorzystując dostępna na każdym widoku Czynność "Akcje grupowe / Kategorie dodatkowe " wprowadzić własciwą (zdefiniowana w Bazie Katalogów) kategorię.

II. Interfejs, dostęp, widoki dokumentów

Dokumenty BW dostępne są na nawigatorze dostępnym

1. Z nawigatora głównego Moduły / Baza Wiedzy
2. Z dolnego paska poprzez naciśniecie właściwej ikony (jeżeli dostępna)

III FAQ

FAQ jest częścią dokumentu informacyjnego (PG_BW_std). Element FAQ pozwala w łatwy sposób zarządzać zbiorem często zadawanych pytań a sandardowo dostępny jest na

1. Elementy dokumentu FAQ

Pytanie - w pole to należy wpisać pytanie. Pytanie musi zawierać przynajmniej 3 znaki (inaczej dokument nie będzie traktowany jako FAQ, tzn. nie będzie się wyświetlał na widokach związanych z FAQ). Pytanie może być dowolnie sformułowane, ale użytkownik ma możliwość wybrania (jako podpowiedź) z innych już istniejących pytań.
Grupa FAQ (tag) - jest to kategoria która opisuje jakiego elementu dotyczy pytanie. Użytkownik ma możliwość wprowadzenia dowolnej liczby tagów, może wybierać również z już użytych tagów z innych dokumentów jak również dopisywać nowe tagi.
Treść - pole to powinno zawierać odpowiedź na pytanie. Wymagane jest aby odpowiedź była zamieszczona w tym polu, gdyż pierwsze 500 znaków z pola Treść jest wyświetlana na widokach.

2. Widoki

Moduł FAQ zawiera dwa widoki

- wg pytań
- wg grup (tagów).

Na na wspomnianych widokach komentarze są wyświetlane pod dokumentami FAQ. Aby ułatwić tworzenie komentarzy na widokach umieszczono klawisz Komentarz, który tworzy komentarz do zaznaczonego dokumentu.

Obsługa Dokumentacji Technicznej

2011-08-09T11:31:31+02:00

Obsługa Dokumentacji Technicznej

Moduł Obsługa Dokumentacji Technicznej służy do kompleksowej obsługi Dokumentacji Technicznej (DT) w dowolnym przedsiębiorstwie, które gromadzi taką dokumentację lub prowadzi ewidencje dokumentacji dostarczanej przez inne firmy lub komórki.

Moduł pozwala na:

tworzenie i rejestracje dokumentacji przychodzącej
szczegółowy opis dokumentacji
korzystanie z mechanizmu spraw umożliwiającego m.in. gromadzenie wokół dokumentacji technicznej wszelkich istotnych informacji(korespondencji, notatek, opinii, komentarzy, kontaktów itp.) oraz prezentacji ww. dokumentów na jednolitym, powszechnie dostępnym interfejsie
tworzenie kolejnych rewizji dokumentacji
łatwe zarządzanie kompletami dokumentacji
zarządzanie fizyczną lokalizacją egzemplarza archiwalnego dokumentacji technicznej
korzystanie z mechanizmu aktualnej dokumentacji pozwalającego na łatwe tworzenie i weryfikację zestawień rysunków oraz opisów (plików) dokumentacji technicznej
tworzenie uzgodnień dla dokumentów
śledzenie nowo zarejestrowanej dokumentacji przy pomocy mechanizmu automatycznych powiadomień
przeglądanie dokumentów na szczegółowych widokach

Obsługa załączników:

postać elektroniczna dokumentacji technicznej obsługiwana jest z poziomu dokumentu rejestracyjnego a załączniki skojarzone są przechowywane na zewnętrznych bazach Lotusowych
załącznikami mogą być pliki dowolnego formatu
załączniki mogą być z poziomu dokumentu rejestracyjnego:
1. wysyłane e-mailem
2. kopiowanie na dysk lokalny
3. bezpośrednio przeglądane

powrót do: Moduły

Widok dokumentów

Tablica informacyjna

2011-08-09T11:31:13+02:00

Tablica Informacyjna

Tablica informacyjna to element aplikacji zawierajacy definiowalne administracyjnie narzędzia pozwalajace na prezentację na wydzielonym interfejsie dowolych informacji umieszczonych w aplikacji (np. rozporządzeń, zarządzeń, uchwał, komunikatów itp.)

Moduł pozwala min. na:

selektywne kierowanie informacji do dowolnej grupy pracowników
wielostcpniową, dowolnie definiowalną kategoryzacje informacji
prezentację uaktualnień
ręczne i automatyczne powiadamianie z rejestracją potwierdzeń
definiowanie terminów prezentacji

Widok dokumentów

Raporty

2011-08-09T11:27:36+02:00

Raporty

Raporty są pomocniczym modułem KODE pozwalającym na wykonywanie przekrojowych, elastycznych analiz zgromadzonych danych w dokumentach systemu możłiwościa wizualizacji wyników poprzez popularne narzędzia prezentacyjne.

Cechy modułu Raporty.

łatwe definiowanie szablonów raportów zawierających:
kryteria selekcji - umożliwiają wyszukanie dokumentów spełniających wiele warunków.
postać raportu - pozwala na szybkie zdefiniowanie postaci graficznej wydruku.
emisja raportu lub kolekcji wyselekcjonowanych danych:
jako tabelaryczny wydruk.
jako strona html.
jako zestaw danych w standardzie CSV.
jako kolekcja dokumentów umieszcza w wybranym folderze.
sumowanie wartości numerycznych umieszczanych w raporcie.
elastyczne parametryzowanie danych z wyborem spośród dowolnej liczby wartości bądź zawężonym do wprowadzonych wcześniej do dokumentów
ułatwienie wyboru parametrów poprzez udostępnienie Baz Katalogów i Struktury Organizacyjnej
optymallizacja wyszukiwania dokumentów poprzez wskazanie odpowiedniego widoku dokumentów
prostota definiowania / modyfikacji raportu
możliwość samodzielnego utworzenia praktycznie dowolnego raportu z danych zgromadzonych w systemie

Korzyści wynikające z użycia modułu Raporty.

analiza danych zgromadzonych w aplikacji KODE, jako Bazie Wiedzy Organizacji
łatwość użycia wszystkich opcji dostępnych dla raportu poprzez przyjazny interfejs
zapamiętywanie wyników w folderach, tworzenie kolekcji dla umołziwienia sedzenia zmian w dłuzszych odcinkach czasu
krótki czas przygotowania nowego / zmodyfikowanego raportu
wiele kryteriów selekcji danych odczytywanych z uwęględnieniem hierarchicznej struktury dokumentów
eksport danych do wyspecjalizowanych narzędzi analityczno-prezentacyjnych,
szybkie definiowanie nowych raportów poprzez wykorzystanie szablonów

Przykładowy wygląd raportu

Obieg faktur

2011-08-09T11:27:18+02:00

Obieg Faktur

Moduł zintegrowany z modułem Finanse i Kancelaria pozwala na rejestrację faktur, np. kosztowych lub towarowych oraz innych dowolnych dokumentów finansowych w miejscu ich wpływu, by następnie po zamianie na postać elektroniczną umożliwić pełną obsługę modelowanego procesu zawierającego dowolne elementy kontroli, zatwierdzania, płatności, księgowania itp. .

Cechy modułu Obieg faktur:

rozksięgowanie zarejestrowanych faktur na prowadzone projekty (zdefiniowane w module Projekty) lub budżety roczne komórek organizacyjnych,
śledzenie kosztów przedsiębiorstwa lub organizacji w rozbiciu na poszczególne komórki,
śledzenie stanu realizacji założonych budżetów poszczególnych projektów,
monitorowanie przepływu faktury przez organizację wraz z pełną informacją o jej bieżącym stanie,
dedykowane i indywidualnie modelowane dla każdej organizacji procesy pozwalają na precyzyjną kontrolę położenia faktury i stopień zaawansowania przetwarzania dokumentu,
realizacja wstępnego księgowania faktur na wskazanym etapie procesu w przypadku wykonanej integracji z systemem Finansowo-Księgowym,
proste przygotowanie plików multicache do dowolnego systemu bankowego pozwalajace na bardzo łatwe realizowanie płatności.

Moduł jest szczególnie przydatny w rozproszonych organizacjach. Poprzez swoiste upublicznienie procesu rejestracji faktur znakomicie dyscyplinuje osoby odpowiedzialne za przyjmowanie i obsługę tego typu dokumentów.

Widok dokumentów

Graficzny wygląd procesu

Ofertowanie

2011-08-09T11:26:39+02:00

Ofertowanie i obsługa przetargów

KODE jako aplikacja zarządzająca informacją umożliwia również obsługę Ofertowania, będącego elementem CRM. Dla realizacji tych zadań KODE wyposażone jest w specjalizowane formularze ZAPYTANIE OFERTOWE, PODZIĘKOWANIE ZA ZAPYTANIE i OFERTĘ. Poszczególne dokumenty tworzone są zgodnie z chronologią zdarzeń w wyniku czego powstaje hierarchiczna struktura działań ofertowych, istotnej części CRM. Formularz oferty korzysta z informacji zawartych m. in. w BAZIE TOWARÓW i WALUT.

BAZA TOWARÓW i WALUT umożliwia przechowywanie informacji o oferowanych towarach / usługach, jako katalogu. Struktura bazy jest hierarchiczna pozwala każdą pozycję skategoryzować wg dowolnej liczby kategorii / podkategorii. Dzięki temu bardzo łatwo można odszukiwać pozycje stopniowo zawężając przeszukiwany zakres.

Pozycja katalogowa może zawierać dowolne opisy tekstowe oraz grafikę. Na karcie towaru mogą być umieszczone równiez dowolne informacje cenowe w różnych walutach, przeliczane wg aktualnych kursów. BAZA TOWARÓW jest dedykowana konkretnej organizacji.

Tworząc OFERTĘ użytkownik może umieszczać na formularzu dokumentu informacje z BAZY TOWARÓW, tak tekstowe / graficzne, jak i arytmetyczne dla ułatwienia wyliczenia wartości oferty w dowolnej konfiguracji cen netto / brutto oraz waluty. KODE udostępnia pozostałe dane potrzebne do wygenerowania OFERTY z katalogów aplikacji, co znacznie przyspiesza tworzenie dokumentu. Są to m.in. informacje o kontrahencie, osobie konstruującej ofertę, warunkach gwarancyjnych itp.

Wielopoziomowy system zatwierdzania dokumentów daje możliwość kontrolowania całego procesu ofertowania w zależności od asortymentu, rodzaju oferty czy też jej wartości.

Widok dokumentów

Widok dokumentów z bazy towarów

Sprawy (Projekty)

2011-08-09T11:23:04+02:00

Sprawy (Projekty)

Moduł Obsługi Spraw / Projektów pozwala na zarządzanie projektami (sprawami) realizowanymi w Organizacji, a w szczególności umożliwia:

tworzenie dokumentu sprawy/projektu - może nim zostać każdy, rejestrowany w systemie dokument, inicjujący zagadnienie,
dowolną klasyfikację spraw z dedykowanymi etapami realizacji,
elastyczną numerację wybranych kategorii spraw,
dogodny dostęp do dokumentów modułu z każdego poziomu działania aplikacji,
grupowanie dokumentów spraw/projektów na dedykowanym interfejsie - Strona sprawy/projektu,
proste wiązanie dokumentów ze sprawami,
rozliczanie budżetu projektów,
tworzenie sprawozdań i statystyk.

Korzyści wynikające z zastosowania modułu:

łatwość tworzenia na dowolnym poziomie organizacji właściwych dokumentów w sprawie i projekcie,
skrócenie czasu zapoznania sie z aktualnym stanem prowadzonych za pomocą modułu tematach,
błyskawiczne odnajdywanie potrzebnych dokumentów oraz informacji skojarzonych w sprawach/projektach,
obniżenie kosztów funkcjonowania firmy poprzez skuteczną i pełną kontrolę wydatków i rozliczania projektów.

Widok dokumentów

Personel

2011-08-09T11:22:44+02:00

Personel

Zadaniem modułu jest umożliwienie tworzenia dokumentów powiązanych z pracownikami i prezentowania ich na jednolitym interfejsie - Stronie pracownika.
Funkcje modułu PERSONEL w połączeniu z modułem Nieobecności :

umożliwia prowadzenie ewidencji innych typów nieobecności (poza ulopem wypoczynkowym) np. wyjść prywatnych, wyjść służbowych, zwolnień lekarskich itp.,
umożliwia tworzenie procedur postępowania i zasad wynagradzania, a następnie udostępnia je pracownikom,
ewidencjonowanie dokumentów pracowniczych (umowa o pracę, umowa o korzystanie z samochodu służbowego,świadectwo pracy itp.),
przypominanie o terminach takich działań, jak np.: konieczność odnowienia umowy o pracę, kończącym się terminie ważności badań lekarskich lub potrzebie wysłania na szkolenie BHP,
przechowywanie informacji kadrowych pracownika oraz prowadzenie ewidencji wyposażenia, które jest przydzielane pracownikowi do wykonania jego obowiązków służbowych (moduł Inwentaryzacja),
umożliwia generowanie i emisję szeregu dokumentów kadrowych na podstawie zgromadzonych danych np.: umowa o pracę, zmiana stawki wynagrodzenia (aneks do umowy), umowa o korzystanie z samochodu prywatnego do celów służbowych, świadectwo pracy, itp.,
przesyłanie informacji do systemu kadrowo-płacowego firmy - znaczne odciążenie pracowników działu personalnego.

Dzięki możliwościom integracji z systemami informatycznymi firmy, moduł PERSONEL może również być źródłem informacji dla pracowników. Dane wprowadzane i gromadzone przez inne systemy mogą być pobierane i prezentowane w Lotus Notes.

Korzyści wynikające z zastosowania modułu:

łatwość tworzenia na dowolnym poziomie organizacji właściwych dokumentów personalnych,
skrócenie czasu zapoznania sie z informacjami o pracownikach,
ułatwia pracę kierowników dając im wgląd w czas przepracowany i informacje o ich podwładnych oraz umożliwia ocenę pracownika,
błyskawiczne odnajdywanie potrzebnych dokumentów oraz informacji o pracownikach.

Widok dokumentów nieobecności

Widok dokumentów delegacji

Widok dokumentów personalnych

Kancelarie

2011-08-09T11:22:27+02:00

Kancelarie

KODE zapewnia obsługę kancelaryjną dokumentów przychodzących i wychodzących poprzez prowadzenie odpowiednich rejestrów w elektronicznych książkach podawczych.

Obsługa funkcji kancelaryjnych polega na:

przyjmowaniu i przekształcaniu dokumentów (określenie rodzaju i typu),
niezbędnej obróbce (np. skanowanie),
dekretacji (opisie) polegającej na przydzielaniu dokumentów do określonych podmiotów, spraw i wątków tematycznych tak, aby sposób do ich dotarcia w przyszłości był maksymalnie ułatwiony,
przypisywaniu dokumentów do specyficznych książek podawczych posiadających rozbudowane mechanizmy numeracji (zapewniające duże możliwości definiowania sposobu numerowania przy zachowaniu pełnej spójności danych i unikatowości poszczególnych numerów). Czynność rejestracji w dziennikach podawczych dostępna jest jedynie dla komórek, którym taką funkcję przydzielono,
określeniu listy czytelników dokumentów (jeżeli nie została określona automatycznie) - osób, stanowisk, komórek, grup, zespołów,
uruchomieniu zdefiniowanych dla danego rodzaju dokumentu procesów (o ile nie są uruchamiane automatycznie),
rozesłanie powiadomień (o ile nie są aktywowane automatycznie).

Wszystkie te czynności pozwalają na szeroko rozumianą ewidencję dokumentów w systemie gwarantującą użytkownikom uporządkowanie wszystkich przetwarzanych informacji.

Widok dokumentów

ISO 2

2011-08-09T10:43:43+02:00

{gallery}test{/gallery}

KODE - ISO jest modułem systemu KODE, mającym na celu zarządzanie dokumentacją Systemu Zapewnienia Jakości w Przedsiębiorstwie oraz planowaniem zdarzeń związanych z funkcjonowaniem Systemu Jakości takich jak audity czy kontrole. Dostęp do informacji jest prosty i łatwy, a zaimplementowane mechanizmy zabezpieczeń kontrolują uprawnienia korzystających z systemu. Rozwiązanie jest z jednej strony narzędziem wspierającym działania Pełnomocników do spraw Jakości, z drugiej z kolei ułatwia dostęp do dokumentów ISO szerokiemu gronu pracowników firmy. Moduł wykorzystuje wiekszość mechanizmów i funkcji jądra systemu KODE i może być użytkowany jako fragment większej całości lub całkowicie samodzielnie - wyłącznie do realizacji funkcji,do których został zaprojektowany.

Funkcjonalność modułu: umożliwia nadzorowanie dokumentów i wprowadzanie zmian wraz z tworzeniem archiwum poprzednich wydań procedur, pozwala przeglądać dokumentację ISO według szeregu kryteriów, z rozdzieleniem procedur obowiązujących i będących w stadium przygotowania, wyszukiwanie pełnotekstowe zapewnia szybkie i sprawne znajdowanie dokumentów, ściśle określone uprawnienia operatorów systemu pozwalają na tworzenie, kontrolowanie, zatwierdzanie i modyfikowanie dokumentów zgodnie z wymaganym poziomem bezpieczeństwa, umożliwia pobieranie treści aktualnie obowiązujących procedur ISO do przygotowania nowej udoskonalonej wersji procedury, rejestruje zapoznanie się z dokumentacją - rejestry prowadzonę są oddzielnie dla każdej z wersji (wydania) dokumentacji, pozwala na umieszczanie w dokumentach załączników w postaci plików utworzonych przy pomocy innych programów (Office, CAD, Visio itd.), pozwala zaplanować audity poszczególnych elementów Systemu Jakości jak również zarejestrować wszelkie informacje związane z auditami (plan, raport, oddelegowanie auditorów, kontrole), pomaga w opracowaniu i realizacji programu działań korygujących i zabezpieczających.		{gallery}test{/gallery}KODE - ISO jest modułem systemu KODE, mającym na celu zarządzanie dokumentacją Systemu Zapewnienia Jakości w Przedsiębiorstwie oraz planowaniem zdarzeń związanych z funkcjonowaniem Systemu Jakości takich jak audity czy kontrole. Dostęp do informacji jest prosty i łatwy, a zaimplementowane mechanizmy zabezpieczeń kontrolują uprawnienia korzystających z systemu. Rozwiązanie jest z jednej strony narzędziem wspierającym działania Pełnomocników do spraw Jakości, z drugiej z kolei ułatwia dostęp do dokumentów ISO szerokiemu gronu pracowników firmy. Moduł wykorzystuje wiekszość mechanizmów i funkcji jądra systemu KODE i może być użytkowany jako fragment większej całości lub całkowicie samodzielnie - wyłącznie do realizacji funkcji,do których został zaprojektowany.
				KODE - ISO jest modułem systemu KODE, mającym na celu zarządzanie dokumentacją Systemu Zapewnienia Jakości w Przedsiębiorstwie oraz planowaniem zdarzeń związanych z funkcjonowaniem Systemu Jakości takich jak audity czy kontrole. Dostęp do informacji jest prosty i łatwy, a zaimplementowane mechanizmy zabezpieczeń kontrolują uprawnienia korzystających z systemu. Rozwiązanie jest z jednej strony narzędziem wspierającym działania Pełnomocników do spraw Jakości, z drugiej z kolei ułatwia dostęp do dokumentów ISO szerokiemu gronu pracowników firmy. Moduł wykorzystuje wiekszość mechanizmów i funkcji jądra systemu KODE i może być użytkowany jako fragment większej całości lub całkowicie samodzielnie - wyłącznie do realizacji funkcji,do których został zaprojektowany.