Zgodnie z prognozami firmy analitycznej IDC przedstawionymi w raporcie Integmted Cotlaboraiwe Enviroments Forecastand Ariafysis w Europie Zachodniej liczba nowych użytkowników zintegrowanych narzędzi do współpracy i pracy grupowej w latach 2000-2006 wzrośnie o prawie 10%. W roku 2006 w różnych formach wspomaganej informatycznie pracy grupowej będzie korzystać prawie 100 mln osób. Mimo takiego rozpowszechnienia pracy grupowej i narzędzi ją wspomagających, wciąż nie ma zgody co do definicji samego pojęcia.

Może się to wydać nieco dziwne, ale oryginalne pojęcie pracy grupowej, które w końcu doprowadziło do powstania czołowej platformy Lotus Notes/Domino, wyprzedza prawie o 10 lat powstanie pierwszego komputera osobistego. Korzenie Lotus Notes Domino i powstanie definicji pracy grupowej sięgają roku 1973, kiedy to powstał program nazwany PLATO Notes. Pojawił się on na Uniwersytecie Illinois, w laboratorium CERL (Computer-based Education Research Laboratory).
W roku 1976 stworzono pierwszy produkt o nazwie PLATO Group Notes. Możliwości tego programu pozwalały m.in. na tworzenie prywatnych dokumentów, organizowanie ich wg tematu, opracowywanie anonimowych notatek, tworzenie łączy pomiędzy dodawanymi dokumentami, a także oznaczanie listy osób, które mogą mieć do nich dostęp.
W ciągu kolejnych kilkunastu lat idea pracy grupowej zaowocowała powstaniem oprogramowania Lotus Notes, do dzisiaj czołowego produktu wspierającego pracę grupową w przedsiębiorstwach.

W wielu firmach termin „praca grupowa" nie oznacza nic innego jak możliwość wspólnego planowania zadań przy użyciu poczty elektronicznej i kalendarza. Czasami tym pojęciem są określane systemy obiegu dokumentów. Bardziej wymagający użytkownicy za system pracy grupową uznają dopiero taki, który umożliwia wymianę informacji, współdzielenie zasobów, planowanie i kontrolowanie działań pracowników, będący jednocześnie repozytorium dokumentów i bazą wiedzy o projektach przeprowadzonych w danej organizacji. Wokół terminu, który na dobre pojawił się w latach 80. XX w., narosło wiele mitów. Najpowszechniejszy sprowadza to pojęcie do zagadnienia czysto technologicznego. Przyjęło się uważać, iż tworzenie mechanizmów wspomagających pracę grupową jest zadaniem dla wielkich organizacji, zatrudniających wysoko wykwalifikowane kadry informatyczne i dysponujących dużymi budżetami na IT. Wielu menedżerów uważa, że jakość rozwiązania jest związana z nakładami poniesionymi na ich wdrożenie, a także funkcjonalnością poszczególnych systemów wspomagających pracę grupową. Zaprzeczeniem tych mitów mogą być dziesiątki małych i średnich przedsiębiorstw, czerpiących wymierne korzyści biznesowe ze stosowania prostych rozwiązań wspomagających komunikację i wspólną pracę nad projektami. W istocie technologia stanowi ważny, choć nie najważniejszy czynnik składający się na rozwiązanie wspomagające pracę grupową. Jej głównym zadaniem jest ułatwienie komunikacji pomiędzy pracownikami, uczynienie jej bardziej dostępną, bardziej czytelną i niemal w pełni niezależną od fizycznej odległości dzielącej członków zespołu. Dzięki rozwojowi nowych form komunikacji technologia pozwala na oszczędność czasu i środków oraz lepszą koordynację działań. Co nie mniej istotne, nowoczesna technologia umożliwia przechowywanie efektów pracy grupowej, oferując szybki dostęp do zasobów archiwalnych.

W metodologii zarządzania projektami (Project Managemenl] bierze się pod uwagę wiele czynników wpływających na sukces wdrożenia projektu. Uważa się, że takie kwestie, jak współpraca ludzi (feam Cofeboratoi) l rozmieszczenie grup osób (Team CoHocation), należą do głównych czynników zarządzania projektami. Spełniając wszystkie wymienione wymagania, technologia musi uwzględniać specyfikę pracy zespołów ludzkich. Im większa i bardziej zróżnicowana wewnętrznie grupa użytkowników, tym trudniej przewidzieć, w jaki sposób będzie ona wykonywała wspólne zadania.Tym trudniejsze będzie też zaprojektowanie odpowiednich funkcji systemu i przewidzenie interakcji, jakie mogą zajść pomiędzy współpracownikami. Każda z grup użytkowników może mieć trochę inne oczekiwania w stosunku do rozwiązań, inny sposób percepcji i odmienne umiejętności posługiwania się technologią (do skali tych problemów łatwo się przekonać, wdrażając najprostszy system umożliwiający członkom zespołu zlecanie zadań, a nawet organizowanie spotkań). Ogromny i trudny do przecenienia wpływ na wykorzystanie mechanizmów pracy grupowej mają charakter i intensywność pracy.Biorąc pod uwagę różnorodność członków grupy, mówi się o dostosowaniu (Customization) systemów i aplikacji pracy grupowej do potrzeb użytkowników, którzy z tej aplikacji mają korzystać.